Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

PPK są wprowadzane etapami – co pół roku kolejna grupa pracodawców jest obejmowana obowiązkiem utworzenia PPK.  Łączy się to z koniecznością zawarcia umowy o zarządzania i umowy o prowadzenie PPK z wybraną instytucją finansową w terminach wskazanych w ustawie .

Proces wyboru dostawcy PPK jest wieloetapowy i wymaga dogłębnej znajomości przepisów prawa i procesów z tym związanych. 

Etap 1 – Potwierdzenie terminu wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych 

O ile pracodawca, na którym spoczywa obowiązek wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych, nie wdrożył wcześniej Pracowniczych Planów Emerytalnych z minimalną składką od pracodawcy wynoszącą 3,5% oraz partycypacją w firmie na poziomie nie niższym niż 25%, ma on obowiązek wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych zgodnie z harmonogramem wskazanym przez ustawodawcę.

Etap 2 – Przygotowanie do wdrożenia PPK w firmie

W związku z obowiązkiem uruchomienia PPK, na pracodawcach spoczywa cały szereg nowych obowiązków z tym związanych.

Pierwszy krok to sprawdzenie, ilu osób uprawnionych do uczestniczenia w PPK zatrudnia pracodawca. Jeśli znamy wielkość zatrudnienia możemy ustalić budżet na PPK.

Na tym etapie możemy już rozpocząć przygotowania systemów informatycznych używanych w firmie na potrzeby kalkulowania płac, a także przygotowania do wdrożenia zespołów kadr, płac oraz księgowości.

Etap 3 – wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK

Na pracodawcy spoczywa obowiązek wyboru takiego dostawcy PPK, który zaproponuje najlepsze rozwiązania dostosowane do potrzeb danej firmy i jej pracowników. W procesie wyboru pod uwagę bierze się przede wszystkim kryteria wskazane w Art. 7 ust. 3 Ustawy o PPK:

1) Najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych

2) Proponowane przez instytucję finansową warunki zarządzania środkami zgromadzonymi w PPK

3) Efektywność instytucji w zarządzaniu aktywami

4) Posiadane doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi.

Zgodnie z ustawą, pracodawca dokonuje wyboru instytucji finansowej w porozumieniu z pracownikami – zakładową organizacją związkową lub reprezentacją osób zatrudnionych w danej firmie.

Etap 4 – podpisanie umowy o zarządzanie z wybraną instytucją finansową

Jeśli pracodawca dokonał wyboru instytucji finansowej na potrzeby PPK, w kolejnym kroku podpisuje z nią umowę o zarządzanie. Umowa ta określa wszystkie główne warunki zarządzania PPK i otwiera pracodawcy dostęp do wszelkich materiałów informacyjnych i marketingowych oferowanych przez wybraną instytucję. W tym momencie pracodawca może rozpocząć testowania funkcji systemów kadrowo-płacowych niezbędnych do uruchomienia PPK.

Etap 5 – zawarcie umowy o prowadzenie PPK

Umowa o prowadzenie PPK to druga umowa, którą pracodawca zawiera z wybraną instytucją finansową. Tym razem zawiera ją jednak i w imieniu i na rzecz wszystkich pracowników, który do momentu jej zawarcia nie podjęli decyzji o rezygnacji z oszczędzania w ramach PPK.  Do umowy o prowadzenie załączana jest więc lista pracowników, dla których PPK zostanie uruchomione. Lista jest aktualizowana za każdym razem, kiedy ulega ona zmianie. 

Wsparcie oferowane przez Funk International 

Proces wyboru dostawcy PPK jest wieloetapowy i wymaga dogłębnej znajomości przepisów prawa i procesów z tym związanych.  FUNK International Polska, w oparciu o wieloletnie doświadczenie w realizacji projektów wdrożeniowych PPK, PPE i innych programów emerytalnych u pracodawców, opracował efektywny proces uruchomienia PPK, który niweluje ryzyko nałożenia na pracodawcę kar finansowych związanych z niewykonaniem obowiązków przewidzianych ustawą.

Zakres realizowanych przez nas prac zależy od wybranego przez pracodawcę pakietu i może zawierać m.in.:

• analizę potrzeb pracodawcy w zakresie PPK,
• opracowanie harmonogramu i optymalnej ścieżki wdrożenia PPK ,
• wsparcie w procesie wyboru reprezentacji pracowników,
• przygotowanie porównania ofert instytucji finansowych obecnych na rynku,
• szkolenia dla pracowników z zakresu PPK (w języku polskim i angielskim, spotkania lub webinary),
• dostęp do materiałów informacyjnych dla pracowników i pracodawców,
• wsparcie w kontaktach z wybraną instytucją finansową,
• bieżące konsultacje w zakresie wdrożenia PPK,
• dostęp do informacji z rynku, zmianach w legislacji itd.
• stały monitoring funkcjonowania PPK w firmie.

Co nas wyróżnia?

• wieloletnie doświadczenia w efektywnym wdrażaniu programów emerytalnych u pracodawców, w tym Pracowniczych Programów Emerytalnych i Pracowniczych Planów Kapitałowych,
• zespół najwyższej klasy specjalistów z doświadczeniem zdobytym na rynkach finansowych i ubezpieczeniowych,
• dostęp do know-how międzynarodowej sieci FUNK.

Kary przewidziane dla pracodawców za niedotrzymanie terminów podpisania umów o PPK

W przypadku niedotrzymania przez pracodawcę terminów podpisania z wybraną instytucją finansową umowy o zarządzania, PFR wzywa pracodawcę do zawarcia umów z wyznaczoną instytucją finansową, którą jest PFR TFI.  Na tym etapie pracodawca ma także możliwość przekazania do PFR informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową.

Rozdział 16 Ustawy o PPK przewiduje kary dla podmiotów uchylających się od wprowadzenia PPK. W przypadku nie zawarcia w terminie umowy o zarządzanie lub nakłaniania pracowników do rezygnacji z uczestnictwa w PPK, pracodawca podlega karze grzywny wynoszącej do 1,5% funduszu wynagrodzeń w danym podmiocie zatrudniającym w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.  

Dodatkowo, zatrudniający, którzy nie zawrą w terminie umowy o prowadzenie PPK albo nie będą dokonywali wpłat do PPK w terminach przewidzianych Ustawą, mogą podlegać karze grzywny wynoszącej od 1 tys. zł do 1 mln zł.